大企業で働いていれば、もともと綺麗な表データが揃っていて、そのデータが部門間で共有できるようなシステムが整っています。

しかしながら、中小企業ではそもそも表データが無かったり、初見では非常に使いにくいものになっていることが多いです。

Excelに詳しい一部の方しか活用できないデータは何の意味もありません。

中小企業では、AI開発の前段階としてパワークエリを用いた表データを利活用することがオススメです。

この記事では、表データの前処理に必要なVLOOKUP関数の扱い方について解説します。

VLOOLUP関数の扱い方について

VLOOKUP関数については聞いたことがある方も多くいると思いますが、使いこなしている方はほとんどいないのではないでしょうか。

大企業であればもともと完成された表データが手元に用意されていることが多く、自分でExcelを1から自作することはほとんどないと思います。

しかし、中小企業の場合は、1からExcelを自作しなければなりません。

Excelの関数については熟知する必要はなく、わからない時はMicrosoftの公式ドキュメントやchatGPTをその都度活用していきましょう。

Microsoftの公式ドキュメントを参考にする

まず参考にすべきなのは、Microsoftの公式ドキュメントです。

丁寧に動画、使用例付きで使い方を解説してくれています。

Microsoft公式ドキュメント　VLOOKUP 関数

chatGPTに使い方を聞く

Microsoftの公式ドキュメントではなく、chatGPTを活用するのもとても良いと思います。

Microsoftの公式ドキュメントの例をそのままchatGPTに聞いてみます。

Excelのセルをそのままコピーし、質問を追加するとVLOOKUP関数とINDEXとMATCH関数を組み合わせた方法を教えてくれます。

さらにVLOOKUP関数の使い方を教えてほしいと質問を追加すると、使い方を回答してくれます。

個人的にはchatGPTを使った方法がオススメです。

データの前処理の具体例　工事台帳の勘定科目を経費区分に変換してみる

VLOOKUPの具体的な使用例を見ていきましょう。

工事台帳の勘定科目データを経費区分データに変換したいときの例を見ていきましょう。

まずはデータをコマンドCTRL+Tで「テーブル」にしよう

一般的な中小企業の中身は、画像のようなデータのはずです。

まずは、このデータを「テーブル」に変換します。

テーブルに変換すると、行や列を追加した際に自動的に書式が引き継がれたり、集計作業が容易になったりと作業効率が格段に上がります。

「CTRL＋T」コマンドを実行すれば、データをテーブルにすることができます。

データにエラー(N/A)がある場合はIFERROR関数を併用する

つづいて、実際にVLOOKUP関数を記載していきます。

工事原価の勘定科目の列の右隣のセルにVLOOKUP関数を記載します。

ひとつのセルに記載するだけで、書式が整ったテーブルが「列1」として追加され、勘定科目が経費区分に変換されています。

全てのセルに適切な値が入っていればOKですが、中にはエラー(N/A)が表示されることもあります。

エラーが表示されたときは、IFERROR関数を併用して、データを前処理しましょう。

まとめ

この記事では、表データの前処理に必要なVLOOKUP関数の扱い方について解説しました。

中小企業では、そもそもデータがテーブルになっていない場合も多いかと思います。

データをテーブル化し、パワークエリを用いてデータを見える化するにはVLOOKUP関数の扱いが必須になります。

これを機に身に着けておきましょう。